Fehlermeldung: „Diese Mail kann nicht verschlüsselt versendet werden. Möglicherweise wurde die Mail außerhalb von Outlook z.B. durch eine externe Anwendung erzeugt.“

Es kann vorkommen, dass Sie eine E-Mail verschlüsseln möchten, Sie in Outlook aber die nachfolgende Fehlermeldung bekommen:

Wann tritt der Fehler auf?

Dieser Fehler tritt immer dann auf, wenn die zu verschlüsselnde E-Mail nicht direkt in Outlook erstellt wurde.

Ein Beispiel kann sein, dass die E-Mail durch eine externe Anwendung (z.B. DATEV, kann aber auch jede andere sein) erstellt werden. Ein anderes Beispiel kann das Kontext-Menü von Microsoft sein, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken, und diese per E-Mail versenden möchten.

Weshalb tritt der Fehler auf?

Wenn eine externe Anwendung eine E-Mail erzeugt, wird die MAPI-Schnittstelle von Outlook bedient. Outlook verarbeitet zwar den MAPI-Aufruf, behandelt die E-Mail aber anders, als wenn sie direkt in Outlook erzeugt worden wäre. Konkret ist die Problematik, dass Outlook beim Erstellen dieser E-Mail den Absender der E-Mail nicht hinterlegt (auch wenn er optisch angezeigt wird).

Bei REDDCRYPT wird der Absender allerdings zwingend benötigt, damit die E-Mail vor dem Versenden digital signiert werden kann.

Diese Problematik betrifft dabei nicht nur REDDCRYPT, sondern alle Drittanbieter, die bei Ihrer Integration auf den Absender der E-Mail angewiesen sind. Sogar Microsoft selber hat dieses Problem und kann (oder will) es nicht lösen (siehe z.B. https://docs.microsoft.com/en-US/outlook/troubleshoot/message-body/outside-messages-not-include-email-signature).

Workaround

Da Microsoft in dem oben verlinkten Beispiel erklärt, diesen Fehler nicht beheben zu wollen, bleibt derzeit leider nur ein Workaround zum Verschlüsseln der E-Mail:

• Blenden Sie das „VON“-Feld in der E-Mail ein (je nach Outlook Version z.B. über „Optionen“, wenn die E-Mail geöffnet ist)
• Klicken Sie auf das „VON“-Feld und anschließend auf Ihre E-Mail-Adresse

Nun trägt Outlook den Absender korrekt ein und Sie können die E-Mail regulär verschlüsseln und versenden.